Zebranie Wiejskie – dobre praktyki

Sołectwo to jednostka pomocnicza gminy. Zebranie Wiejskie jest jego jednym z istotnych elementów. Warto więc poznać kilka dobrych praktyk w prawidłowym jego przygotowaniu, zwołaniu, przeprowadzeniu oraz dokumentowaniu i przekazaniu informacji zwrotnej do społeczeństwa. Zebranie Wiejskie winno być zgodne z zapisami statutu sołectwa.

Należy je tak zaplanować, aby mogła w nim uczestniczyć jak największa liczba mieszkańców i osób zainteresowanych. Ważną tu role odgrywa rada sołecka, która berze czynny udział we wszystkich jego etapach.

Informacja o zwołaniu zebrania przekazuje się poprzez media, prasę, SMS-y, FB, emailem, ambonę, pisemne zawiadomienie itp. Winna ona zawierać  miejsce, czas, datę oraz proponowany porządek obrad. Istotne jest też podanie pierwszego i drugiego terminu. Zawiadomienie to musi być z podpisem osoby zwołującej zebranie i kontaktem do niej.

Prawidłowo sporządzony protokół zebrania zwiera opis  wszystkich istotnych spraw poruszanych podczas obrad oraz wniesionych wniosków. Protokół wraz z załącznikami podpisuje przewodniczący i protokólant obrad. Jeden egzemplarz protokołu trafia do urzędu gminy, drugi natomiast pozostaje u sołtysa.

Dobrą praktyką jest, aby do społeczeństwa trafiła informacja zwrotna o przebiegu zebrania i dokonanych na nim ustaleniach. Należy pamiętać, iż lista uczestników zebrania nie podlega przepisom RODO.

Warto znać te i inne zasady zebrań wiejskich, bowiem może się okazać, iż czasem są one niezgodne z prawem, więc i podejmowane wówczas uchwały nie mają mocy prawnej.