Jedną z form dialogu w sołectwie są zebrania wiejskie. Podczas nich mieszkańcy spotykają się, aby wspólnie podejmować decyzje w sprawach, które dotyczą ich miejscowości. Zasadniczo mieszkańcy chcą się angażować i przychodzić na zebrania, ale muszą być dobrze poinformowani, mieć zaufanie do sołtysa i rady sołeckiej oraz władz gminnych. W przeciwnym razie frekwencja na nich jest daleka od ideału. Kto bowiem chce brać udział w farsie? Bez dobrych praktyk, to jest droga donikąd.
Kiedy decydujemy o wydatkowaniu pieniędzy publicznych – w tym o funduszu sołeckim, mieszkańcy muszą być dobrze poinformowani skąd wynika dana decyzja, kto opowiedział się za nią, kto zaś był przeciw i dlaczego. Jeśli wiemy, że mamy możliwość wpływania na decyzje, chętniej jesteśmy aktywnymi obywatelami i obywatelkami. Mieszkańcy muszą mieć zaufanie do władzy na każdym szczeblu. Wiadomo, że na zebraniu nie pojawią się wszystkie osoby zamieszkujące sołectwo. Dlatego warto poinformować wszystkich, również tych, których nie było na zebraniu, o tym co wydarzyło się podczas zebrania wiejskiego, jakie podjęto uchwały, nad czym dyskutowano i jakie zapadły decyzje. Informować o tym co było na zebraniu można robić na wiele sposobów. Często obowiązek przekazywania szczegółowych informacji na temat odbywających się zebrań wiejskich określony jest w statucie sołectwa. Jeżeli takiego zapisu nie ma, warto niezależnie od zapisów statutowych i tak informować o tym co się wydarzyło. Buduje to zaufanie zarówno ze strony mieszkańców, jak i urzędu gminy, jak również pozwala na późniejsze szczegółowe odtworzenie tego, co się działo w danym sołectwie, jakie pojawiały się możliwości i problemy. Taki system niewątpliwie przyczynia się do budowania zaufania mieszkańców do sołtysa i urzędu gminy. Wszystko to ma służyć poprawie jakości i komfortu oraz bezpieczeństwa naszego życia.
Podczas zebrań wiejskich często są obecni wójt lub przedstawiciele rady czy urzędu gminy. Wówczas można w sposób bezpośredni zgłaszać propozycje zadań do realizacji w w ramach ogólnego budżetu gminy. Można też od źródła otrzymać szereg innych informacji dotyczących danej wspólnoty gminnej. Zebranie jest więc dobrą okazją do bezpośrednich rozmów z ludźmi, wsłuchiwania się w ich bolączki i problemy oraz określenia kierunków i strategii rozwoju gminy w kolejnych latach.
Poniżej treść informacji zwrotnej do mieszkańców udzielona przez jednego z Sołtysów gminy Lelis: „Dziękuję uczestnikom wczorajszego zebrania. Kolejne merytoryczne spotkanie gdzie można wyrazić swoje poglądy przedstawić problemy sołectwa”. Jaka jest wartość merytoryczna tej informacji? Zwłaszcza, kiedy Sołtys niechętnie dzieli się też zawartością protokołu z zebrania. Mieszkaniec, aby otrzymać jego kopię musi składać wniosek do urzędu o udostępnienie informacji publicznej. Gdzie tu jest miejsce na zaufanie i realizację zasady przejrzystości życia publicznego, nawet na tym najniższym szczeblu? W tej sytuacji, budowie dobrych praktyk nie pomogą tu w żaden sposób sołeckie „zaproszenia na zebranie”.
