Do dnia 31 lipca wójt/burmistrz gminy musi przekazać sołtysom informację na temat wysokości środków na każde sołectwo. Informacja o dokładnej kwocie powinna dotrzeć do sołtysów najpóźniej właśnie do 31 lipca każdego roku. Sołtys wiedząc, jaką kwotę sołectwo ma do dyspozycji powinien najpóźniej do 30 września zwołać zebranie wiejskie, podczas którego mieszkańcy zdecydują, na co wydać pieniądze z funduszu sołeckiego. Już wcześniej, przed zebraniem, można myśleć i dyskutować na temat tego, jaki można włożyć wniosek i co sfinansować.
Informacja o zebraniu wiejskim winna zawierać stwierdzenie, iż zebranie dotyczy podjęcia decyzji, na co wydać pieniądze z funduszu sołeckiego. W zaproszeniu na zebranie należy podać kwotę funduszu o jakiej mieszkańcy będą decydować. Mieszkańcy sami podejmą decyzję o tym, czy pieniądze zostaną wydane na wiatę przystankową, imprezę integracyjną czy na coś innego i że ta decyzja będzie ostateczna. Informacja o zebraniu winna dotrzeć do możliwie wielu mieszkańców. Warto potraktować tego rodzaju zebrania w szczególny sposób i spróbować innych metod przekazania zaproszeń mieszkańcom niż tradycyjne zawiadomienie.
Istotne jest także to, że fundusz sołecki to środki w budżecie gminy, o wydatkowaniu których możemy sami decydować.
